Comment PrestaConcept est passé au télétravail

Il était une fois

Pour comprendre où nous en sommes arrivés, il me faut revenir en arrière et vous raconter l'histoire. Il y a encore quatre ou cinq ans, l'idée de télétravailler semblait bien lointaine et la mise en application compliquée. Même si le sujet avait été abordé, le fait de travailler avec quelqu'un d'absent semblait compliqué. À l'époque, nous commencions tout juste à nous émanciper de systèmes internes hébergés en local, dans les bureaux, mais nous avions pour la plupart encore des PC fixes et pas même l'ombre d'un VPN.

C'est fin 2018 que la question est revenue se poser, à l'occasion du départ de Lyon d'un collaborateur avec qui nous voulions continuer de travailler. Ce fut l'occasion de se poser une bonne partie des questions pratiques de la mise en place du télétravail, combien de jours, où travailler, comment le faire, à quel prix, comment garder le lien avec l'équipe, et quid du contrôle. Sur ce dernier point, nous avons juste fait le choix de la confiance. Nous avons commencé finalement par le plus dur, ce qui peut faire le plus peur, un salarié en 100% remote, Ca nous a permis de faire des choix pour ensuite les décliner quand d'autres ont voulu s'installer loin de Lyon ou bien de faire du télétravail occasionnel puis régulier. Et fin 2019 nous avons mis en place une première charte du télétravail qui a permis de fixer les grandes règles applicables à tous.

Une période particulière

Début 2020, nous étions donc dans l'idée de permettre à chacun de télétravailler au moins un jour par semaine s'il était proche de Lyon, ou à temps plein s'il s'était éloigné. Et pour pouvoir faire cela, nous nous en sommes donné les moyens que ça soit l'installation d'un VPN ou le renouvellement des postes de travail par des PC portables pour être mobile. Les premiers PC portables sont d'ailleurs arrivés juste à temps, quelques jours avant le premier confinement. C'est ce qui nous a permis de basculer en télétravail du jour au lendemain sans trop de difficultés. Et rapidement à la sortie du premier confinement, nous avons fini cette migration des postes de travail pour ceux qui avaient dû travailler de chez eux sur les PC fixes du bureau.

Comme pour beaucoup, depuis mars 2020 donc, nos équipes sont en télétravail quasiment à 100%, à part quelques semaines, l'été dernier, ou quelques jours de-ci delà pour ceux qui en éprouvent le besoin depuis quelques mois. Mais pour l’essentiel, nous avons donc réussi à basculer dans une organisation du travail à distance sans que ça ait le moindre impact sur nos clients. Pour autant, la situation n'est pas forcément agréable bien sûr car même si nous arrivons à travailler c'est tout de même une contrainte de rester chez soi et ne pas pouvoir échanger autrement que par Slack ou en visio, d'autant plus pour PrestaConcept, où nous aimons particulièrement échanger et travailler en équipe.

Une charte télétravail revue

Depuis le premier confinement donc, même si nous sommes en télétravail, nous ne perdons pas de vue que c'est un télétravail très différent que celui que nous avons pu connaître précédemment pour certains et bien entendu de celui que nous souhaitons, pour beaucoup, retrouver une fois la crise sanitaire passée, sans pour autant être aussi permanents.

Et c'est précisément pour anticiper ce retour à une vie moins contrainte que nous avons à la fin de 2020 repris notre charte sur le télétravail pour modifier quelques points essentiels en commençant par la question du nombre de jours de télétravail.

La liberté de choisir quand télétravailler

Le principe essentiel que nous avons retenu est celui de la confiance dans l'équipe pour que chacun décide de ce qui lui convient, à commencer par le nombre de jours de télétravail et déjà s'il souhaite en faire ou pas. Et comme les besoins peuvent varier suivant les périodes, qu'on peut aussi avoir besoin parfois de télétravailler de façon occasionnelle, nous avons préféré ouvrir au maximum la liberté.

Chacun peut donc désormais choisir de venir ou non au bureau, et donc de télétravailler pour un jour donné, du moment qu'il prévient assez à l'avance de son choix.

Et ça implique qu'il n'y a pas besoin de choisir un rythme, même si beaucoup d'entre nous pour des raisons pratiques finiront par avoir un rythme, pas besoin de demander une autorisation pour un télétravail occasionnel, par exemple parce que le plombier ou un livreur doit passer à la maison.

Le lieu du travail

Finalement, ce qui importe c'est que le travail soit fait, peu importe le lieu. Et en partant de ce constat, nous avons décidé de faire sauter la contrainte du lieu de travail. Nous pouvons désormais travailler de là où nous le voulons, du moment que le collaborateur nous assure que ce lieu est bien adéquat au télétravail, qu'il est assuré pour en faire, que l'électricité est conforme et qu'il pourra être connecté au net. Cela ouvre le champ des possibles même si pour l'instant, limité à des déplacements de 10 km, nous n'avons pas été très originaux.

Le matériel

C'est le point où nous avions pris de l'avance, chacun est équipé d'un PC portable et nous pouvons fournir un moniteur externe, si besoin et souhaité, au télétravailleur pour chez lui. Pour ce qui est du petit équipement, en matière de souris ou casque, et comme c'est souvent un choix assez personnel, nous laissons le choix à chacun.

La participation aux frais

Et pour permettre à chacun de s'équiper pour le télétravail en conséquence, que ça soit un fauteuil adapté ou un casque pour de bonnes visios, nous avons décidé d'allouer un budget possible pour chacun de 150€ par an.

Et bien sûr, nous avions déjà mis en place une allocation forfaitaire télétravail pour couvrir les frais inhérents au fait de travailler de chez soi. Le montant de cette allocation étant basée sur la recommandation de l'Urssaf qui l'établit par rapport à un nombre de jours par semaine de télétravail, nous devons donc faire en sorte de le recalculer par rapport au nombre de jours télétravaillés dans le mois ramené à la semaine.

Comme au bureau

Pour beaucoup d'autres points, rien ne change par rapport à un travail permanent au bureau. Que ça soit pour les horaires de travail, télétravail ou non, nous sommes avant tout une équipe et nous avons besoin de travailler aux mêmes heures, même si évidemment nous savons nous adapter, mais le télétravail ne doit pas changer le rapport au temps. Et il va de même pour la déconnexion, pas question de travailler le soir ou le week-end. Ou encore, pour les titres-restaurants, la règle reste la même, télétravail ou non.

Entre bureau et 100% remote

Certaines boîtes font encore un choix plus extrême en se passant complètement de bureau et en devenant 100% remote. Il y a même de beaux exemples de réussite en la matière comme Gitlab. Ce n'est pas le choix que nous avons fait, car nous sommes encore bien attachés à nos bureaux de l'impasse Morel, et tous impatient d'y retourner à vrai dire, pour travailler bien sûr mais aussi de passer des moments conviviaux entre collègues. Et c'est ce que notre approche du télétravail nous permettra de faire, chacun devant pouvoir trouver satisfaction à venir au bureau quand il le souhaite ou que c'est nécessaire.