Le suivi de nos clients via des CoPil

Le COmité de PILotage est l’occasion pour nous de réunir, tous les trois mois, les directions clientes et PrestaConcept autour d’une table. Il est animé par le chef de projet chargé du/des projet.s client.

Lorsqu’un projet est lancé, l’équipe de production (scrum master, product owner, développeurs) est souvent prise dans une spirale infernale : écriture de spécifications, ateliers de conception, développements, tests, documentations, gestion des urgences, etc. Les tâches sont nombreuses et on a parfois du mal à lever la tête du guidon. Les rétrospectives nous permettent de mettre “pause” sur le projet, pour respirer, observer, analyser et agir au sein de l’équipe de production. En revanche, les directions (client et PrestaConcept) perdent souvent le fil du déroulement du projet. Cette distance peut provoquer des incompréhensions et des inconforts qui mènent généralement à des tensions. C’est pour pallier cette problématique que nous proposons un rendez-vous trimestriel à tous nos clients.

Quels sont les points-clés de ces rendez-vous ? 

• La visibilité et le partage
  Le scrum master/chef de projet donne de la visibilité sur tout ce qui a été produit pendant le trimestre afin que les directions puissent reconnecter avec le produit final qui est le résultat de notre collaboration.
   
• Le suivi financier
  Nous faisons un suivi financier complet de notre collaboration et mettons à plat toutes les questions qui pourraient se poser sans tabou avec les personnes décisionnaires. Ceci permet d’éviter d’aborder ces sujets avec l’équipe de production qui n’a que peu de pouvoir vis-à-vis de ces questions.
   
• La projection
  Nous essayons d’identifier une roadmap à court, mais aussi à moyen et long terme. Cet exercice nous permet à tous de nous projeter, de synchroniser d’éventuels intervenants, d’anticiper des actions à mener… Cela nous aide aussi à planifier des ressources et assurer une disponibilité qui corresponde vraiment au besoin client.
   
• La cohérence globale
  Nous en profitons pour aborder des sujets transversaux si le client à plusieurs projets en parallèle par exemple : identifier si des éléments se rejoignent, doivent être uniformisés/centralisés, si les projets convergent ou non, s’ils ont une cohérence d'ensemble etc. Cela peut concerner l’hébergement, le stockage, le backup, les technologies etc.
   
• La gestion des risques
  Nous listons dans un endroit centralisé les éventuels risques liés au projet, nous identifions leurs probabilités, leurs impacts et anticipons un plan d’action à mettre en œuvre ou non selon l’urgence du risque. 
  Dans ce dernier point on retrouve de façon plus précise : 
  • le suivi des versions des technologies du projet : quelle techno utilisons-nous ? dans quelle version ? quelle est la version actuelle stable ? sommes-nous à jour et sinon comment se positionner pour réduire au maximum la dette technique liée à une prise de retard sur les montées en version.
  • le suivi de la connaissance projet : documentation, personne pouvant intervenir sur le projet.
  • le suivi de la couverture de test du projet : y a-t-il des tests en place ? souhaitons-nous en avoir ? à quel niveau ? etc.
  • le suivi des interactions avec d’autres prestataires : hébergement, design, SEO, autres…
  • le suivi de normes légales obligatoires : RGPD par exemple
  • enfin, le suivi de problèmes très spécifiques à un projet

Enfin, nous aimons faire ce rendez-vous en présentiel au moins une fois par an (chez le client ou chez nous) pour humaniser nos échanges et apporter un peu de convivialité même si le distanciel reste très efficace pour gagner du temps sur nos agendas.

On peut dire avec un peu de recul qu’on observe de vrais bénéfices à la mise en place de ces réunions, nous sommes très satisfaits et nos clients sont très volontaires.

Si vous avez un projet à mener, n'hésitez pas à nous contacter, nous serons ravis de vous compter parmi nos clients et de vous proposer nos CoPil trimestriels !